El catálogo muestra productos; el inventario dice cuáles puedes entregar. Si mezclas las dos tareas, puedes tener una ficha atractiva de una variante agotada. Empezaremos con una tabla pequeña, sin datos de clientes, y una regla explícita de reserva. La operación de una plataforma real puede usar otros estados: lee su documentación antes de importar cambios.
Archivos y herramientas para esta guía
1. Asigna un SKU a cada variante
Define un código estable que identifique exactamente lo que se vende. Dos colores del mismo modelo necesitan referencias distinguibles si se cuentan por separado. Mantén ese código en foto, ficha, cotización e inventario. Cambiar el título comercial no debería crear una unidad nueva.
- SKU único, sin duplicados en el archivo.
- Nombre y variante que correspondan al artículo físico.
- Ubicación o responsable de preparar esa unidad.
- Fecha del recuento y fuente del movimiento.
Ejercicio: ORG-GRIS tiene diez unidades físicas, dos reservadas y ninguna bloqueada. ORG-NEGRO es otra variante; no puedes cubrir su pedido restando unidades grises sin autorización. La IA debe señalar diferencias, no sustituir productos para que el total cuadre.
2. Define qué significa disponible
Para este ejercicio, disponible = físico − reservado − bloqueado. Con diez físicas y dos reservadas quedan ocho disponibles. Las bloqueadas son unidades que no ofreces, por ejemplo mientras revisas un daño. No las confundas con unidades que ya salieron de la ubicación.
| Físico | 10 |
|---|---|
| Reservado | 2 |
| Bloqueado | 0 |
| Disponible del ejercicio | 8 |
Si confirmas y entregas las dos reservadas, físico pasa a ocho y reservado a cero: disponible sigue siendo ocho. Si cancelas antes de entregar, físico sigue en diez y reservado vuelve a cero: disponible sube a diez. Esta cuenta evita restar dos veces la misma salida.
Una plataforma puede separar disponible, comprometido, entrante y otros estados con definiciones propias. La fórmula de nuestra ficha no debe sobrescribir esos campos automáticamente. Primero relaciona cada estado con su significado real.
3. Registra el movimiento antes de cambiar el total
Guarda una fila por entrada, reserva, liberación, salida o bloqueo, con referencia y cantidad. El identificador ayuda a detectar si el mismo evento se procesó dos veces. Conserva una copia del inventario antes de una importación de datos y prueba con una variante de ensayo.
Ejemplo: una recepción de cinco unidades tiene una referencia única; una cancelación libera sólo la reserva que realmente existía. Una devolución no aumenta stock vendible antes de revisar la unidad recibida. No conviertas un pedido fallido en salida definitiva.
Puedes entregar a ChatGPT un archivo sin datos personales para revisar duplicados o cantidades imposibles. Pide que conserve SKU y estados, y que muestre las filas problemáticas. Para cambiar inventario, utiliza el sistema de control que ya use tu operación; una respuesta de chat no actualiza por sí sola tu tienda.
Revisa este CSV de inventario sin datos personales. La regla del ejercicio es disponible = físico - reservado - bloqueado. Marca SKU duplicados, cantidades negativas, fracciones de unidades, disponible negativo y filas sin fecha de recuento. Conserva códigos y datos originales. No corrijas cantidades suponiendo recepciones o ventas que no constan.
4. Comprueba reserva, rechazo y cancelación
En un entorno de prueba, intenta pedir más unidades de las disponibles. Debe existir un límite claro. Después prueba un rechazo de pago y una cancelación, observando qué ocurre con la reserva y el total. El comportamiento concreto depende del momento en que tu plataforma reserve inventario.
- Pedido válido: se aplica una sola reserva o salida según la regla definida.
- Pago rechazado: no queda una venta inexistente descontando stock.
- Cancelación: se libera sólo la cantidad correspondiente.
- Evento repetido: no duplica el movimiento.
La tienda de práctica descuenta stock sólo al aprobar el pago simulado. Al rechazar, conserva carrito y stock. Sirve para entender esa regla, pero no representa todos los estados de una plataforma comercial. Usa la revisión de tienda para registrar la evidencia de tu implementación real.
5. Contrasta la hoja con el recuento físico
Programa el recuento según tu operación y revisa diferencias por SKU. Antes de ajustar una cifra, busca movimientos pendientes, reservas antiguas y unidades en otra ubicación. Guarda causa, fecha y responsable del ajuste; de ese modo la próxima diferencia tiene una pista.
Para dropshipping, la disponibilidad de un proveedor es otro dato con fecha y condiciones. No anuncies entrega inmediata sólo porque una hoja antigua dice «disponible». Define cómo confirmarás stock antes de aceptar una operación que no controlas físicamente.
Llévalo a ChatGPT
Un prompt para trabajar con tus datos
Reemplaza los corchetes con información verificada. Quita datos personales, bancarios y credenciales.
Analiza este inventario de [fecha] bajo estas definiciones: [estados y regla]. Entrega inconsistencias por SKU, movimientos posiblemente duplicados y preguntas para el responsable. Distingue físico, reservado, bloqueado y disponible sin reinterpretar datos. Propón pruebas de pedido válido, rechazo, cancelación y evento repetido. No inventes ventas, recepciones, unidades ni actualices nada automáticamente.
Preguntas frecuentes
¿ChatGPT puede llevar mi stock real?
Puede ayudarte a revisar archivos y reglas. El inventario real necesita un sistema y registros de movimientos fiables; el chat por sí solo no conoce lo ocurrido.
¿La plantilla se importa directamente en cualquier tienda?
No. Es un ejemplo de trabajo. Adapta columnas y estados al formato documentado de tu plataforma y prueba una copia antes de importar.
Fuentes y revisión
Fuentes primarias consultadas el 5 de octubre de 2026. Contrasta cifras y condiciones contra el documento original.